¿Necesita presentar su empresa a un cliente potencial? O quizás se acerca un evento importante en el que participará como expositor, o necesita planear la presentación para su próxima reunión de negocios.
Todos hemos creado en algún momento presentaciones en Power Point que nos ayudan a exponer mejor. Son un aliado potente para capturar la atención de la audiencia y hacer más amena nuestra exposición. Pero también puede convertirse en una enemiga y echar a perder el trabajo que con tanto esmero hemos preparado, si no sabemos diseñarla correctamente. Y de eso se trata este post.
Vamos a ver paso a paso, cómo diseñar una buena presentación para su empresa, que logre conectar de manera efectiva, clara y directa con sus clientes.
1. Cuide su branding
Soy muy repetitiva con esto y siempre voy a serlo por que es esencial para la buena imagen de su empresa. Mantener la coherencia y armonía en toda su línea gráfica, reforzará su imagen ante el cliente, generará más confianza y es indispensable en la construcción de su marca.
Así que en su primera diapositiva nunca debe faltar su logo. El diseño debe ir acorde a su línea gráfica, respetar colores y tipografías corporativas.
Para ampliar sobre este tema puede ir a mi post La identidad visual corporativa.
2. Planifique la estructura de su presentación
Como si de escribir un guión se tratara. Dedique suficiente tiempo a redactar el texto de su presentación. Sea claro, directo y contundente en su mensaje. Si se trata de una presentación corporativa, puede seguir esta estructura:
Presente su empresa. Esto sucede desde el primer slide, donde coloca su logo, slogan y título de la presentación.
En las siguientes diapositivas, conteste preguntas básicas como:
¿Quiénes somos? El nombre de su empresa, describa su equipo de trabajo, su sector industrial. Aquí sería bonito que el expositor contara una breve historia sobre sus inicios, por qué decidieron emprender o su principal motivación. Las historias de emprededurismo siempre son inspiradoras. Pero ojo con el tiempo, que sea algo muy breve.
¿Qué hacemos? Describa brevemente las actividades de su empresa.
¿Para quienes lo hacemos? Defina su público objetivo.
¿Para qué lo hacemos? Hable sobre el problema o necesidad que resuelve su empresa.
No se trata de llenar su presentación con un párrafo largo de texto que nadie quiere leer, estos primeros pasos pueden perfectamente quedar en dos diapositivas:
¿Cómo lo hacemos? Una vez que ha presentado su empresa, es momento de mostrar sus servicios, tal vez sea importante dedicar una diapositiva a explicar cada uno de sus servicios en detalle.
¿Qué beneficios obtienen sus clientes? ¿Cuál es su propuesta de valor? Describa en qué se diferencia de su competencia. Este punto es muy importante en la toma de decisión del cliente. Enfóquese siempre en el cliente, en los problemas que puede resolver. Lo que vende son los beneficios, no las características de su servicio o producto.
¿Cómo pueden contactar con nosotros? Por último agregue información de contacto como su ubicación, sitio web, email.
Aclaro que esta es una estructura básica que puede variar según la empresa y su campo de trabajo. Puede ser útil también para para exportar a PDF y enviar por email a posibles clientes.
3. Elija tipografías con buena legibilidad
Es importante que el texto se lea con facilidad. Para lectura en pantalla, se recomienda usar tipografías sin serifa, que son las que carecen de remates en sus terminaciones. Las más conocidas son: Arial, Helvética, Myriad, Century Gothic.
4. Menos texto, más imagen
Bueno ya sabemos que los párrafos largos están prohibidos en las presentaciones. Debemos usar títulos y frases principalmente, y acompañarlas de alguna imagen, gráfico o fotografía que ilustre mejor el contenido. Se usan imágenes para reforzar el mensaje, no para distraer la atención el público.
Algo muy importante con respecto a la buena elección de las imágenes, es la calidad. Por nada del mundo vaya usar imágenes con baja resolución o de aspecto poco profesional. Hay muchos bancos de fotografías e ilustraciones donde puede encontrar imágenes para complementar su presentación, que le ayuden a hacerla más agradable e ilustrativa. Si necesita ayuda para encontrar imágenes de calidad (gratuitas y de pago) consulte mi post: Comunicar con imágenes, donde comparto una lista muy completa de stocks de imágenes.
5. Use infografías
Si necesita explicar un proceso complejo, puede echar mano a una infografía. Son excelentes recursos gráficos para presentar temas complejos de una forma más visual y amigable, además de facilitar la compresión del mensaje. Puede crearlas usted mismo usando estas herramientas.
6. Sin distractores
Coloque sólo la información necesaria, no distraiga los ojos de su público con elementos distractores. Las imágenes y videos son buenos recursos, pero cuidado con desviar la atención del tema central. Los textos animados y efectos de sonido son innecesarios. Usar estos efectos podrían restarle profesionalismo a su presentación. Le aconsejo no utilizarlos.
Otro elemento distractor puede ser la información impresa. Si necesita entregar un documento con el contenido de la presentación, hágalo al final, no al inicio. Puede provocar que el foco de atención se concentre en el papel y no en usted.
7. Cuidado con las transiciones
Al igual que los efectos visuales y de sonido, las transiciones pueden restarle calidad a su presentación. Créame cuando le digo que un mezcla de transiciones animadas no harán que su presentación luzca más bonita, al contrario, la hará lucir como diapositivas de escolares. Un degradado sutil como transición quedará mejor.
8. No exagerar con la cantidad de diapositivas
Nada es más aburrido. Es mejor hacer una presentación corta, clara y bonita, que mostrar un sin fin de diapositivas explicando procesos o datos innecesarios. No querrá dormir a la sala. Un buen número de diapositivas podría ser de 10 a 15.
9. Cerrar la presentación con conclusiones
Para terminar de convencer, puede hacer énfasis en los beneficios que ofrece, al oyente lo que más le interesa saber es cómo puede resolver sus problemas o necesidades, resalte su propuesta recordando a su potencial cliente todos los beneficios que su empresa le ofrece y que no encontrará con otro proveedor.
10. Ante todo, prepare con calma y antelación su charla
Prepare con tiempo tanto la presentación Power Point, como su discurso. Llegar preparado y seguro le ayudará a desarrollar el tema con éxito.
Si necesita entregar un documento con el contenido de la presentación, sea digital o impreso, le recomiendo hacer otra versión, con más texto, que incluya un resumen de lo que usted ha expuesto oralmente. Servirá también para enviar por email o para ponerlo en su web, como un PDF descargable.
¿Necesita diseñar su presentación corporativa? Yo le ayudo a desarrollarla con éxito:
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Presentaciones Corporativas.
