Mostrar una imagen profesional en todos los detalles es muy importante y la presentación de una firma completa y ordenada en tus emails no debe quedar por fuera.
Todo cuenta… la forma en que redactas tus emails, el tamaño y estilo de la tipografía, el color y el tono que utilizas. Puede que uses un un leguaje formal, o que tus emails sean más cercanos y amistosos con tu cliente.
Al final de tu email la firma no debe faltar. Me refiero a esa sección donde colocamos nuestro logo e información de contacto de nuestro negocio.
¿Por qué es importante la firma para email?
- Genera confianza.
- Es una forma de mostrarte accesible para tu cliente al facilitarle tu información de contacto.
- Así como con los documentos oficiales, se considera una muestra de formalidad y buena educación firmar el email.
- Ayuda a mantener la unidad en el diseño de tu marca (logotipo, colores, tipografía).
Tipos de firma para email
Personales
Es la firma para tu correo personal, donde respondes con tu propio nombre, no con el de una marca o empresa.
Corporativas
Estas se utilizan en correos corporativos, donde respondes a nombre de tu empresa o un departamento de tu empresa.
Marca personal
En este caso, tu nombre es tu marca y tu email es exclusivo para asuntos laborales.
¿Cómo configurar tu firma en Gmail?
La firma para el email es parte de tu branding, por eso debes diseñarla de acuerdo a la identidad de tu marca o negocio. Puedes diseñarla en tu editor de imágenes o armarla directamente en la configuración de tu proveedor de email.
En este video te explico cómo configurar tu firma en Gmail:
¿Qué debe llevar la firma de tu email?
- Tu nombre
- Tu logo
- Tu cargo o profesión
- Información de contacto
¿Debes colocar toda tu información de contacto?
La respuesta correcta es… Depende.
Para muchas empresas es muy importante colocar la mayor cantidad de información en su firma, porque atienden a sus clientes de forma presencial, por teléfono o por internet. En este caso puedes colocar:
- Teléfono (uno o varios)
- Dirección física
- Redes sociales
- Skype
Para otros, especialmente para quienes trabajamos de manera online, no aplica colocar toda esta información de contacto, no es necesario poner una dirección física, si solo atiendes a tus clientes vía Skype, por ejemplo.
En mi caso, solo decidí colocar como contacto mi email, mi web y mis redes sociales, porque quiero que esos sean mis canales de contacto principales. No quiero mostrar mi número de teléfono personal. Básicamente quiero que mi email sea el canal principal y oficial de comunicación con mis clientes y evitar mensajes de Whatsapp de clientes en horarios nocturnos por ejemplo.
Otro medio que utilizo todos los días es Skype, para mensajes rápidos y video llamadas con clientes, pero solo doy mi contacto una vez que hemos mantenido comunicación vía correo electrónico, por eso tampoco coloco mi usuario de Skype en la firma, así es como se ve actualmente:
Aunque no doy dirección ni teléfono, le muestro a mi cliente un montón de opciones para contactarme. Incluso comparto mi cuenta de Instagram 🙂
Nota de confidencialidad
Es común agregar esta nota cuando intercambias información confidencial de tu empresa. Este aviso se coloca al final en letra pequeña.
Aquí te dejo un ejemplo que puedes copiar y pegar si lo necesitas, solo debes agregar el nombre de tu empresa en el espacio en blanco:
NOTA DE CONFIDENCIALIDAD: La transmisión electrónica y los archivos adjuntos contienen información perteneciente a _______________ de sus subsidiarias y/o filiales, que es confidencial o legalmente protegida y/o un secreto comercial. Si usted no es el destinatario, por favor notifique al remitente inmediatamente respondiendo a esta cuenta de e-mail o por teléfono, que el mensaje ha sido transmitido inadvertidamente a usted, y borre el e-mail de su sistema. Si usted ha recibido este mensaje por error, se le notifica que cualquier divulgación, copia, distribución o la toma de cualquier acción basada en el contenido de la información está estrictamente prohibida. Ni ________________ ni sus subsidiarias o afiliadas, será responsables por cualquier daño resultante de cualquier modificación o falsificación, de un correo electrónico que se originó por nosotros. Por otra parte, aunque se han tomado precauciones para asegurarse de que los datos incluidos en este documento está libre de virus u otros contenidos maliciosos, no podemos asegurar que tal es el caso y declinamos cualquier responsabilidad imputable a la misma.
CONFIDENTIALITY NOTE: This electronic transmission and any attachments included contains information belonging to ____________________________ its subsidiaries and/or affiliates, which is confidential or legally privileged and/or a trade secret. If you are not the intended recipient, please immediately advise the sender by reply e-mail or telephone that this message has been inadvertently transmitted to you and delete this e-mail from your system. If you have received this transmission in error, you are hereby notified that any disclosure, copying, distribution or the taking of any action in reliance on the contents of the information is strictly prohibited. Neither ________________________ nor its subsidiaries or affiliates will be liable for any damages resulting from any modification or falsification of an e-mail that is originated by us. Moreover, although precautions have been taken to ensure that the data included herein is free from viruses or other malicious content, we cannot assure that such is indeed the case and disclaim any responsibility attributable thereto.
Como ves, la información que coloques en tu firma depende mucho del tipo de negocio que tengas, lo importante es mostrar a tu cliente o potencial cliente que estás ahí, que no usas una identidad falsa y que eres accesible para él.